Il s’est organisé en France en 2018 380 000 événements professionnels. Cela représente un événement pour 10 sociétés. Ce chiffre souligne l’importance de ce type de pratique dans la vie de toute structure. Voyons ensemble comment organiser un événement professionnel.
Sommaire
Un événement professionnel : de quoi s’agit-il ?
Un événement professionnel se classe dans la catégorie des activités du tertiaire. Il s’organise généralement à l’intention du personnel d’une entreprise, des protagonistes d’un même domaine d’activité ou encore autour de thématiques impliquant des acteurs hétéroclites.
Par acteurs hétéroclites, il peut s’agir des clients ou encore du grand public. À ce titre, il existe divers types d’événements professionnels :
- salon d’entreprise ;
- team building ;
- conférence ;
- journée portes ouvertes ;
- foire ;
- etc.
Organiser un événement professionnel : quels sont les indispensables ?
Les événements professionnels les plus organisés selon les acteurs de l’événementiel sont les conférences et les salons professionnels. Mais le type d’événement est toujours fonction de l’objectif de la structure organisatrice.
Les objectifs de l’événement
Dans quel but l’événement est-il organisé ? Est-ce pour motiver les salariés en interne ? Dans ce cas, le team building est plutôt approprié. Est-ce pour susciter l’intérêt de nouveaux partenaires pour l’entreprise ? La conférence et le salon d’entreprise sont plus indiqués. Pour tisser des liens avec le grand public, la société peut choisir la journée portes ouvertes.
L’objectif de l’événement doit par conséquent être bien défini. Il en est de même pour la thématique.
Le choix de la date
Elle peut se choisir trois mois ou un an auparavant. Le plus important est de ne rien faire dans la précipitation. Cet aspect est encore plus important quand c’est l’entreprise elle-même qui est à la commande de l’organisation.
La date de l’événement est bien choisie quand elle fait consensus et tient compte de la disponibilité des potentiels participants.
Le budget de l’activité
Il tient compte à la fois du type d’événement, du public cible, du nombre de convives et du lieu de l’organisation. En outre, les moyens financiers de l’entreprise sont aussi un paramètre à ne pas négliger.
Le budget le plus complet prévoit les frais de communication autour de l’événement, mais aussi les imprévus.
Le choix d’un organisateur d’événements
Les entreprises peuvent s’occuper elles-mêmes de l’organisation de certains événements. C’est par exemple le cas des teams building. Mais d’autres, plus sophistiqués, nécessiteront un professionnel du domaine. Il existe de nombreux avantages à choisir cette deuxième option.
D’abord, le personnel se concentre plutôt sur les tâches de la société que sur un événement. Le professionnel s’occupe quant à lui de l’organisation jusqu’à la communication. Ensuite, il y a moins de risques que l’organisation connaisse des ratés. Mais tout ceci a bien un coût…
La communication autour de l’événement
La communication faite autour de l’événement peut s’opérer via divers canaux. Outre les mails et les médias de masse, les réseaux sociaux offrent également un bon créneau de sensibilisation. Mais le type de faire-part à transmettre dépend du type d’événement.
Ainsi, la communication s’effectuera en interne pour les activités impliquant uniquement le personnel d’une société. Elle restera confidentielle pour une rencontre entre partenaires, et sera publique dans le cadre d’une journée portes ouvertes.
